REPORTAGE: Co-Lounge, Solna
Är din arbetsplats redo att digitalisera?
Text: Patrik Blomqvist
Foto: Daniel Maleastoudis/Co-Lounge, Ricoh Sverige & Patrik Blomqvist
Vad finns det för vägar att gå i dag om man vill inspireras för att utveckla sin kommunikation, sina arbetsprocesser och sin arbetsplats? Forumet tillika den fysiska och digitala mötesytan Co-Lounge kan vara en väg. Vi begav oss därför till Solna för att lära oss om konceptet och vad det egenmyntade begreppet ”Workstyle Innovation” innebär.
Stillastående i Blekholmstunnelns sömlösa bilstråk en solig marsdag i centrala Stockholm gör att det finns gott om tid att öppna upp mejlapplikationen för att sondera inkorgen efter eventuella akuta ärenden. Snett till höger framför mig sitter en kostymklädd person i en SUV av närmare dagsfärsk modell. Med hörsnäcka i vänster öra och blicken riktad nedåt mot en surfplatta bläddrar hon genom en rad olika diagram, för att växelvis skifta skärmvyn till en videokonferensapplikation och sin kollegas ansikte. Vyn återgår sedan till sifferdokumentationen, och sedan tillbaka igen. Ett snabbt avstämningsmöte inför en träff med kund, kanske?
Bromslyktorna på fordonet framför slocknar. Plattan stängs av och läggs åt sidan. Min telefon åker ned i innerfickan. Det hjulklädda pärlbandet rullar framåt och vi fortsätter vår färd. Jag undrar vad de arbetar med. Hur deras kommunikationsmässiga infrastruktur ser ut. Är detta verktyg bara en liten del av helheten?
Som du säkert har lagt märke till är vår tidsålder omåttligt rik på teknologiska förutsättningar för en digitaliserad arbetsplats, och detta scenario bekräftar några av dess grundläggande principer: att vi när som helst – och var som helst – kan kommunicera och utföra våra arbetsuppgifter utan att behöva anstränga oss nämnvärt.
Men det finns, som ovan nämnt, en ohygglig mängd alternativ där ute – och att ta sin verksamhet till nya höjder är händelsevis inte en dans på rosor. För kanske är det så att vi här i Sverige har saknat ett forum för just detta där man kan se summan av alla delar?
Min besöksdestination för den här dagen är därför Vretenvägen 13 i Solna, närmare bestämt Solna strand. Ett vibrerande kontorskomplex där en rad framstående teknikaktörer huserar. Här finns konceptet och mötesplatsen Co-Lounge som är skapat tillsammans med Ricoh, IBM, Coor, Kinnarps och en rad co-partners. Konceptet är utvecklat i samarbete med designbyrån och co-partnern Dallasday. Co-Lounge är en gemensam mötesplats och forum lanserat under fjolåret för just denna utmaning, där man främjar kreativitet, inspiration och utveckling under parollen ”Workstyle Innovation”.
Inte ett traditionsenligt showroom
Dörren öppnas och vi hälsas välkomna av Maria Berglund, Industrial Designer på Dallasday och Concept Manager på Co-Lounge, tillsammans med koncept-samarbetspartnern Ricohs Peter Källgren. Kort efter det ansluter Karl Kahlau och Mathias Linner, Division Manager respektive Marketing Manager från distributören Benum, som är en partner till Ricoh Sverige.
Vi leds in genom entrén till Co-Lounge och passerar mindre, lounge-iga mötesrum, en öppen arbetsyta och mötesutrymmen av större karaktär erbjudande teknik inom flera områden: kommunikation, IT, hantering av facilitetsresurser, dokumenthantering, inrednings- och arbetsplanslösningar, kognitiv teknik, artificiell intelligens, molnbaserade lösningar, med mera. Tjänster och lösningar som här tar fysiska skepnader i form av exempelvis interaktiva skärmar, bordsmikrofoner, en digital receptionist och rumsbokningsskärmar. Kompletterat med möblemang och tapeter som varierar mellan inspirerande och poetiskt ombonande får vi ett övergripande intryck som går hand i hand med att rummen är döpta efter några utav världens mest moderna städer: London, Sydney, Paris, Stockholm och Tokyo. Men man är tydlig med att det inte är ett traditionsenligt showroom där man bara radar upp den senaste tekniken inför ögonen på forumets spekulanter.
– Tanken är att man kommer hit och verkligen provar på lösningarna, med målet att inspireras för att utveckla sina arbetsprocesser, säger Maria och får medhåll från Benums Karl Kahlau.
– Man får känslan att den nyttjas när man kommer in här, säger Karl där vi sitter runt det bordet i Tokyorummet med ljuset från den interaktiva skärmen riktat mot oss.
Och nog ligger det något i det Karl är inne på.
Full aktivitet sedan lanseringen
Samtidigt som det storskaliga Stockholmsrummet är ockuperat för dagen av ett företag i full gång med en presentation, vittnar forumets Instagramflöde om att det verkar ha varit full aktivitet här på Vretenvägen 13 sedan man slog upp portarna. Och om man själva inte har arrangerat workshops och seminarier under rubriker så som ”ett smartare sätt att samarbeta digitalt” och ”så skapar du effektiva mötesbeteenden”, har Co-Lounge enligt Maria varit en plats för mer inplanerade demonstrationer och spontana besök. Kort och gott är det en mix av människor med olika bakgrund som kommer hit, och som har olika målsättning med vad man vill åstadkomma.
– Det är väldigt blandat, säger Maria och berättar att det kan vara allt ifrån någon som har fått i uppdrag att skapa för ”framtidens kontor” men som inte vet hur man ska tackla det här, till att någon knackar på dörren som vill lära sig mer om digital utbildning.
Men ibland händer det att en tidigare målsättning om att titta på en viss specifik del av verksamheten mynnar ut i att man börjar se helheten.
– Vi har haft folk här som har velat kolla in en viss typ av möbel till ett nytt mötesrum eller till ett nytt kontor, för att sedan ha bildat ett intresse för hur man arbetar ur ett större perspektiv och hur man ska använda sina ytor på jobbet, berättar Maria. Och då har det skett en sorts korsbefruktning där man haft med ljud, ljus och kollaborativa lösningar i beräkningarna.
Men befinner man sig som företag i ett beslutsfattande stadium som det här, har man förmodligen kommit en bra bit på vägen och hittat en gemensam grund att stå på.
Mogenhet för digitalisering
Vi har nog alla någon gång varit på en arbetsplats där verksamhetens olika avdelningar har skilda åsikter om huruvida en organisatorisk förändring eller en teknisk investering kan vara gynnsam. Och ett spår som Ricohs Peter Källgren är inne på här berör öppenheten inom företaget, och att se och höra varandra.
– Hur det ser ut och hur inspirerande miljön är, är viktiga aspekter, men en fråga som är av en mer kritisk karaktär är hur mogen organisationen är för att digitalisera. För det här är ju trots allt en digital arbetsmiljö.
Det optimala enligt Peter är då att inkludera så många som möjligt att vara delaktiga i en sådan här process.
– Allt ifrån IT som är här borta, till Facility Management här borta, och kanske HR som är ansvariga för arbetsplatsprocesser någonstans i mitten, menar Peter och gestikulerar. När man sätter dem tillsammans och låter alla argumentera om en sådan här fråga kommer man till slut fram till ett upplägg där alla kan inspireras. Det är då man lyckas facilitera detta internt och får avdelningarna att förstå varandra. Mjuka värden är lika viktiga som de hårda.
Ett exempel på en intern facilitering är hämtad från ett internationellt telekombolag, berättar Peter, där man enades om en lösning för att se nyttjandegraden och beläggningen av mötesrummen.
– I dag sparar man 15 minuter per dag per anställd – och det är 2 000 anställda i Kista.
Men även fast vår tidsålder, som sagt, är omåttligt rik på teknologiska förutsättningar för en digitaliserad arbetsplats och lägger grunden för helt nya sätt att kommunicera och arbete över gränserna, ligger det ett stort ansvar hos tillverkare beträffande användarvänligheten.
– Alla jobbar inte med AV-teknik i bemärkelsen att man är sofistikerad inom ämnet, säger Peter. Det ska bara vara att trycka på två knappar för att komma igång. Ingen har tid att lägga en massa energi på att få igång systemen.
Och när man väl har kommit så här långt och rett ut både organisatoriska som personliga behov är man redo att ta steget fullt ut.
– Och det är det som man här på Co-Lounge beskriver som ”Workstyle Innovation”, avslutar Peter och Maria.
Involverade aktörer i Co-Lounge
Ricoh
IBM
Coor
Kinnarps
Flowscape
Dallasday
Nodeark
Co-Ideation
Läs mer på www.co-lounge.com
